HOJA DE CALCULO

LA HOJA DE CÁLCULO CALC

Una hoja de cálculo es, simplificando mucho, una potente y versátil calculadora. Su capacidad para ejecución de complejas funciones numéricas hace que sea especialmente utilizada en matemáticas, estadística o economía. La hoja de cálculo sin embargo no sólo trabaja con números sino que también cuenta con funciones para el tratamiento de información.

Este capítulo no pretende ser un completo manual del uso de la hoja de cálculo. Veremos en cambio únicamente un ejemplo con el propósito de que el lector sea capaz de generalizar las técnicas empleadas y hacer uso de la ayuda del programa para ampliar sus conocimientos.

Para ejecutar Calc vaya a Aplicaciones -> Oficina ->OpenOffice.org Hojas de Cálculo o bien desde cualquiera de las aplicaciones del paquete seleccione Archivo -> Nuevo -> Hoja de cálculo.

Nos aparece entonces la ventana principal de la aplicación, con el estilo habitual de distribución de herramientas de OpenOffice.org. Lo más llamativo es que el espacio de trabajo no es una página en blanco, como estábamos acostumbrados, sino una inmensa tabla dividida en filas y columnas. Cada una de las casillas que se forman en la intersección de columnas con filas se conoce con el nombre de celda. Cada celda tiene una dirección que resulta de combinar la letra de la columna con el número de la fila. Así a la primera celda empezando por la izquierda nos referiremos con el nombre "celda A1".

Crearemos una hoja de cálculo muy sencilla como ejemplo que nos sirva para acercarnos a las posibilidades de esta aplicación.

La hoja de cálculo es un software  cuya función es realizar operaciones matemáticas a partir de datos dispuestos en  las celdas de las tablas.
Es mucho más potente que una calculadora porque permite realizar muchas operaciones a la vez y resulta mas fácil incluir los datos en la tabla que en la calculadora. Mientras la calculadora solo ejecuta datos en un objeto , la tabla lo hace en múltiples a la vez.

Además, si nos equivocamos al introducir un dato, podemos modificarlo muy fácil sin repetir todo el proceso.
Con solo cambiar un campo, nos permite realizar simulaciones.

Otra de las ventajas es que se usar  en la creación de bases de datos, gráficos y documentos.

Quizás la  conocida es Microsoft Excel , aunque la que vamos a emplear es Calc, integrada en OpenOffice. Todas  son muy parecidas.

Mostramos una barra de tareas de Calc donde  las operaciones más habituales  como  abrir el programa o  crear un documento nuevo  se realizan del mismo modo que en writer ( procesador de textos de openoffice ).

Elementos de una hoja de cálculo.

Calc, al ser abierto, muestra una barras de herramientas  donde se incluyen tanto  menús como  iconos de acceso  a las  funciones del programa. Mirar más abajo.

Un elemento muy importante son las celdas  que  las cuadrículas pequeñas donde introducimos los datos y donde se van a mostrar  los resultados de las operaciones una vez aplicada la fórmula que hayamos elegido, por ejemplo suma celda E2 + celda E4  y se muestra en celda E6.

Operadores,  datos y  fórmulas.

Una de las ventajas  que tiene Calc es que simplifica la repetición de operaciones, o sea, si queremos que calcule un dato sobre un conjunto de datos, podemos hacer lo mismo sobre otro conjunto sin tener que repetir el proceso

Además no  tenemos que  repetir las operaciones  cuando modificamos un dato. Esta es la diferencia que hay entre la calculadora y la base de datos. La calculadora toma un dato real, por ejemplo el 27 y las hojas de cálculo  toma la  referencia de la celda, por ejemplo B2. Si B2 tiene el valor 27, la fórmula que hay después tomara el valor que tiene B2. Si luego B2 toma otro valor, la formula lo aplica de forma automática

Pongamos un ejemplo

Calculadora: ->  2 x 27 = 54

CAL  : -> B1 x B2 = ( si B1 2 y B2  dará 54 ).

Ya hemos visto nuestra primera fórmula.  Para que en una celda se efectúe algún  cálculo, hay que  emplear una fórmula.

Pasos  a seguir para generar una operación: 1º. Se sitúa  el cursor en la celda que va a mostrar el  resultado. 2º. Escribimos  la fórmula que  necesitamos para el cálculo. Siempre debe  comenzar con el signo igual (=). Ejemplo: =B5*9 (multiplica  el contenido de la celda B5 por 9).

Utilizar las funciones.

Hemos visto un caso muy sencillo de operaciones entre dos casillas. Para  operaciones  más complejas, se utilizan  alguna de las funciones dentro de la librería que tiene calc.  Una de ellas es la  función =SUMA (B1:B90)  que sumaría los términos que se  se localizan desde la celda B1 a la B90.

 La función =PRODUCTO(B1:B10) hace lo mismo pero ahora multiplica  los términos que van desde la B1 a la  B10.

Abrir el programa y echar un vistazo al  asistente para las funciones,  para elegir  la función entre las diversas categorías que vienen incorporadas en el programa.

Al seleccionar el asistente, tenemos  una ventana como la siguiente:

Veamos algún ejemplo para calcular el  M.C.D. de varios números. Tendremos:

En la parte derecha tenemos las celdas que tenemos que seleccionar..Al pinchar en ellas, el programa nos manda a la hoja de cálculo para elegirla o bien la podemos escribir directamente si sabemos sus coordenadas.

El asistente de funciones nos ofrece otros tipos  de funciones muy útiles para ingenieros, economistas, abogados etc.

Algunos ejemplos de funciones son

1.  =CONTAR.SI(D10:D40;">=5") -> Cuenta solo las casillas cuyo valor es superior a 5 ( vale para contar los aprobados en una clase ).
2.  =CONTAR.SI(D10:D40;">=5") / CONTAR(D10:D40). En este caso,  calcular el porcentaje de aprobados.
3.  =PROMEDIO(D10:D40) Calcula la media aritmética.
4.  ==COS(D1). Nos da el coseno de la casilla D1

El número de funciones es muy alto y es mejor que lo veamos en la aplicación. Al ser seleccionada, en la misma ventana nos muestra un mensaje con la tarea que realiza
 

Formato de las  celdas.

Con el  formato de las  celdas podemos  definir tanto  aspectos estéticos  como  técnicos de las distintas celdas de nuestra hoja de cálculo. Es un aspecto importante porque nos puede dar errores si no está bien configurado

Para  modificar el formato de celdas, tenemos que ir a   Formato > luego a ->  Celdas... y  aparece la siguiente ventana:

En la  imagen anterior podemos observar que  existen varias categorías: moneda, fecha, hora, ciencia,... Según  el concepto que estemos tratando, así tenemos que poner el  formato de la celda.  Mostramos un par de ventanas donde se muestra mas detalles:

Como proteger las celdas.

Muy adecuada para proteger algunas celdas , permitiéndonos trabajar en una hoja de cálculo sin miedo a  la pérdida de  fórmulas que usamos.

Pasos para  proteger la celda: 1º paso. Proteger la hoja de cálculo usando la ruta: Herramientas > Proteger documento > Hoja de cálculo 2º paso. Seleccionar la celda que necesitamos  proteger. Después ir a  Formato de celdas  -> pestaña ->Proteger celda). Mostramos una imagen donde se detallan la ruta para proteger la celda

Insertar diagramas.

Si queremos  representar gráficamente los  datos que la hoja de cálculo nos ofrece, con unos pocos pasos tendremos diversos modelos a elegir para que de un vistazo nos hagamos idea del trabajo, como por ejemplo, que red social es más usada o que equipo de la liga es mas admirado. El proceso para insertar  el  diagrama es  el siguiente:

Pasos  para incorporar el  diagrama: 1º. Seleccionamos las celdas que formarán parte del diagrama. 2º. Ir a  menú Insertar -> Diagrama 3º. Configurar los campos que nos solicita el diagrama, como , títulos de ejes, nombre de la gráfica...

Actividad como base de datos

Para el siguiente punto, realizar un ejemplo donde tengamos al menos 10 registros de 10 amigos  como se muestra en la siguiente imagen. Hay que completarlo con otro campo que indique el sexo y otro mas con la edad  actual. Después hacer una gráfica que represente cuantos son amigos y cuantos amigas

Imprimir una hoja de cálculo.

Para imprimir el archivo de calc tenemos que ir a: Archivo > Imprimir. (ver primero la  Vista preliminar para ver como queda).

El aspecto de la hoja se puede configurar en  la opción Formato > Página en la barra de menús.

Una Hoja de Cálculo que se Adapta a Cualquier Necesidad

Calc es la hoja de cálculo siempre necesaria. A los nuevos usuarios les resulta intuitivo y fácil de aprender. Los mineros de datos profesionales y analistas de números apreciarán la amplia gama de funciones avanzadas.

La tecnología avanzada del Piloto de Datos facilita la extracción de datos en bruto de bases de datos corporativas, para luego cruzarlos/tabularlos, resumirlos y convertirlos en información útil.

El uso de lenguaje natural le permite crear fórmulas usando palabras (por ejemplo: "ventas - costos").

El botón de Suma inteligente inserta una función suma o un subtotal de forma automática, dependiendo del contexto.

Los asistentes pueden guiarlo a través de la elección y uso de una amplia gama de funciones de hoja de cálculo avanzadas. O puede descargar una solución de hoja de cálculo ya hecha desde las plantillas del repositorio de plantillas de LibreOffice.

Los estilos y el formato directo hacen que sea fácil de aplicar opciones de formato flexibles a celdas, incluyendo rotación libre del contenido, plantillas, fondos, bordes y mucho más. Conviértase en un experto en la hoja de cálculo, utilizando las plantillas con las funciones integradas, de modo que puede volver a usar una hoja de ya preparada y sólo se centra en el trabajo inmediato.

El Administrador de Escenarios permite análisis "¿qué pasaría si ..." con el toque de un botón. Por ejemplo, puede comparar la rentabilidad de las previsiones de ventas altas, medias y bajas.

El componente Solver de Calc le permite resolver problemas de optimización donde el valor óptimo de una celda de hoja de cálculo en particular tiene que ser calculado en base a las limitaciones previstas en otras celda.

Usted puede hacer trabajo colaborativo en hojas de cálculo, gracias al soporte de Calc para múltiples usuarios. Puede compartir una hoja de cálculo, de modo que otros usuarios pueden añadir fácilmente sus datos. El propietario de hoja de cálculo puede fácilmente integrar nuevos datos, en tan sólo unos pocos clics. Esta función de colaboración ayuda a evitar conflictos de edición.

Puede guardar las hojas de cálculo en formato OpenDocument, el nuevo estándar internacional para los documentos. Este formato basado en XML significa que sus archivos se pueden leer incluso si el destinatario no es un usuario Calc. Las hojas de cálculo serán accesibles utilizando cualquier software compatible con OpenDocument.

También puede abrir hojas de cálculo Microsoft Excel, y también puede guardar su trabajo en formato Excel para enviar a quienes aún están aprisionados en los productos de Microsoft. Si sólo necesita poner sus datos en formato electrónico, pero en una amplia gama de dispositivos y plataformas, puede exportar a Formato de Documento Portable (.pdf). Calc puede leer .xlsx creados con Microsoft Office 2007 para Windows o Microsoft Office 2008 para Mac OS X.